FAQs update 29/4

Frequently asked questions / Deutsche Fassung im Anschluß

Campus operations during COVID-19 crisis

Effective as of April 29, 2020

How long will the following rules be in place?

As of April 29 the rules will be effective at least until May 15 or until further notice. The implementation and the effects of the rules are being constantly monitored by the task force, consisting of the management team and additional experts. According to the general development of the crisis the rules will be then relaxed, tightened or modfied.

How many people per group are allowed on campus at a given time?

  • Generally, whenever possible work should be carried out in home office.
  • Reduced operations on campus will be performed by a maximum of 4 team members at any time, who will be coordinated by their supervisors (max. 4 persons + supervisor + 1 rotation student/per research group and 4 team members per administrative team can be on campus concurrently).  

For supervisors: Do I have to know who of my people are on campus?

Yes – upon entry of and departure from the institute, the employee has to notify the supervisor, who has to record this.  Also for reasons of contact-tracing each supervisor needs to send this list of employees with name, start time and end time once a day to corona_presence@ist.ac.at

What do you mean by avoiding social contacts?

All employees should work individually. Avoid gatherings and unnecessary interactions with others and keep maximum distance (at least 1m, definitively preferred 2 m) at all times:

  • On the way to campus e.g. in the shuttlebus
  • At work: at the bench, during all support work like delivering or picking up stuff, cleaning, repair work etc.
  • During breaks, in washing rooms etc.
  • Maximum of one person per elevator. Generally, elevators should only be used for transport purposes. 
  • Do not hold any meetings on Campus (do it online!)
  • Limit the time at the institute to work purposes. 
  • Only employees and contractors are allowed in any building.
  • No trainings or any other 1:1 sessions in the SSUs

Am I allowed to prepare my lunch in the tea-kitchen?

Currently all tea-kitchens are closed. Please bring your food and water bottle with you. For the time being also coffee machines are out of order. Social areas are still open, but do not forget keeping appropriate distance at social areas at any time (while eating).

Do I still have to apply good hygiene practice?

Yes, apart from keeping enough distance to other people it is crucial to 

  • regularly wash your hands thoroughly with soap or disinfect your hands if washing is not possible and
  • sneeze/cough only into your elbow.
  • in case of coughing / sneezing, disinfect the potentially contaminated area (including equipment) immediately.
  • open windows regularly (approx. every 2 hrs for 10 min)

Do I have to wear a face mask at all times?

If available we recommend that face masks covering mouth and nose should be worn at the institute whenever another person is in the room or can be met (e.g. on the hallway, in social areas, in the shuttlebus etc.)

Where do I get my facemask?

The institute has ordered a substantial number of facemasks. Cotton masks are available in the entrance of the central storage. There will be a package for each experimental research group with approx. 15 cotton masks. Please wait outside, if there are too many people in the area. EHS is evaluating further supply options, please contact them. Medical facemasks can be ordered from the central storage via ISTOS and they will be distributed via the self-service boxes. You are also allowed to wear your own masks.

Are there any instructions how to handle facemasks?

  • These facemasks primarily protect others in case you are infected and also help to avoid unintentionally touching your face. They are not considered a personal protective equipment.
  • They can be worn to a maximum of 4 hours, but should be changed if damp.
  • Masks should be disposed in a closed bag. You can find such disposal bins at the entrances of the buildings.

I just got a slight cold, nevertheless I can go to the campus to run my experiment, right?

No, only fully healthy staff members are allowed to come to campus. 

I think I belong to a so-called risk group. What do I have to do?

If you think that you belong to a risk group please contact HR or EHS. 

What about shared computers and desks, am I allowed to use them?

  • Whenever possible use your own laptop at your desk, and perform computer tasks in home office. 
  • After completion of your work, disinfect all work surfaces by spraying surface disinfectant on a tissue and through wiping off the surface with the wetted tissue.
  • Equipment should be wiped off with a tissue wetted with surface disinfectant where appropriate (contact points). Do not spray disinfectant directly onto equipment. Follow all the rules of the Facilities to not damage equipment!

How can I pick up goods at the central storage?

  • Deliveries via self-service boxes re-started on April 27. Pickup time is temporarily extended to 72h (working days). Please keep in mind that you can forward the pickup code to anybody working on campus.
  • Every delivery from the past few weeks has to be picked up at the central storage. A pick up date to each group will be suggested.

Am I insured when working from home?

As a general rule working from home should always be approved by your supervisor in advance. If you are working remotely from home in Austria, then your existing insurance will continue to be upright and you don’t need to do anything else.

Also as a general rule, if you would like to work remotely from abroad, you always need to check back with HR upon obtaining the approval of your supervisor because HR needs to verify the request from various legal point of views. After completion of the verification you will be notified by HR if the request meets all legal requirements or if there are any restrictions due to different legal regulations.

In case if you are stuck abroad due to the current pandemic and if you are working remotely from abroad please see the information on our Intranet Corona Page https://ehs.pages.ist.ac.at/corona-virus-information/  with regards to your insurance or contact HR human.resources@ist.ac.at.

May I start my future business trips as planned?

No. Business trips are as communicated in the update on March 13 suspended until further notice.

What to do in case of an accident on campus?

  • In case of any severe injuries call the ambulance: 144
  • When you need a first aider, but can’t find one in your working area, please call our “on call duty” person (8133 or 0664/88509133).

In case of further questions please contact:

Deutsche Fassung

Frequently Asked Questions

Campus-Betrieb während der COVID-19-Krise

Gültig ab 29. April 2020

Wie lange bleiben die folgenden Regeln in Kraft?

Ab dem 29. April gelten die Regeln mindestens bis zum 15. Mai bzw. bis ihr anderweitig informiert werdet. Umsetzung und Effekt der Regeln werden von der Task Force, die aus dem Management-Team und weiteren Expert*innen besteht, kontinuierlich beobachtet. Je nachdem wie sich die Situation entwickelt, werden die Regeln dann gelockert, verschärft oder modifiziert.

Wie viele Personen pro Gruppe dürfen sich zur selben Zeit auf dem Campus aufhalten?

  • Prinzipiell sollte – wann immer es möglich ist – im Home Office gearbeitet werden.
  • Am Campus wird mit reduzierter Besetzung gearbeitet: maximal 4 Teammitglieder können zur selben Zeit vor Ort sein. Die Koordination wird von den Vorgesetzten übernommen. (max. 4 Personen + Vorgesetzte/r + 1 Rotation Student/in pro Forschungsgruppe oder 4 Personen pro Administrations-Team können sich zur selben Zeit am Campus aufhalten).

Für Vorgesetzte: Muss ich wissen, welche Mitglieder meines Teams auf dem Campus sind?

Ja – bei Ankunft am und Abfahrt vom Institut muss der/die Mitarbeiter*in den/die Vorgesetzte/n benachrichtigen. Diese Informationen werden vom/ von der Vorgesetzten in Form einer Anwesenheitsliste dokumentiert. Im Fall einer Infizierung ist es wichtig nachvollziehen zu können, mit wem der/die Betroffene Kontakt hatte. Daher muss jede/r Vorgesetzte/r diese Liste mit Namen, Arbeitsbeginn und -ende füllen und einmal täglich an corona_presence@ist.ac.at senden.

Was genau ist mit der Vermeidung von sozialen Kontakten gemeint?

Alle Mitarbeiter*innen sind dazu angehalten, allein zu arbeiten. Vermeidet Versammlungen sowie unnötige Interaktionen mit anderen und haltet stets Abstand (mindestens 1 m, am Besten aber 2 m) voneinander:

  • Auf dem Weg zum Campus z.B. im Shuttlebus
  • Bei der Arbeit: am Laborarbeitsplatz, bei allen Unterstützungsarbeiten wie Anlieferung oder Abholung von Versandgut, Reinigung, Reparaturarbeiten usw.
  • Während der Pausen, in den Toiletten usw.
  • Benützung des Aufzugs durch max. 1 Person. Ganz allgemein sollten Aufzüge nur für Transportzwecke verwendet werden.
  • Haltet keine Besprechungen auf dem Campus ab (das geht auch online!)
  • Der Aufenthalt am Institut sollte auf die Arbeitszeit beschränkt werden.
  • In allen Gebäuden sind nur Mitarbeiter*innen des Instituts sowie von Vertragsfirmen zugelassen (also keine Besucher*innen oder Familienangehörige).
  • Keine Schulungen oder andere 1:1-Besprechungen in den SSUs

Darf ich mein Mittagessen in der Teeküche zubereiten?

Derzeit sind alle Teeküchen außer Betrieb. Bitte bringt daher euer Mittagessen und eure Wasserflasche mit. Auch die Kaffeemaschinen sind vorläufig abgestellt. Gemeinschaftsbereiche stehen für Pausen zur Verfügung. Vergesst aber bitte nicht, (beim Essen) in den Gemeinschaftsbereichen stets einen angemessenen Abstand voneinander einzuhalten.

Muss ich weiterhin auf Hygiene achten?

Ja, abgesehen davon, dass man genügend Abstand zu anderen Menschen hält, ist es entscheidend

  • die Hände regelmäßig gründlich mit Seife zu waschen oder die Hände zu desinfizieren wann immer das Waschen nicht möglich ist, und
  • beim Husten und Niesen die Ellenbeuge vor Mund und Nase zu halten.
  • Nach dem Husten/Niesen den potenziell kontaminierten Bereich (einschließlich Ausrüstung) sofort desinfizieren.
  • Fenster in Büros regelmäßig öffnen (ca. alle 2 Std. für 10 Min.)

Muss ich die Gesichtsmaske ständig tragen?

So weit vorhanden empfehlen wir Gesichtsmasken, die Mund und Nase bedecken, am Institut immer dann zu tragen, wenn man sich mit einer weiteren Person in einem Raum befindet oder eine Person treffen könnte (z.B. auf dem Flur, in Gemeinschaftsbereichen, im Shuttlebus usw.).

Woher bekomme ich meine Gesichtsmaske?

Das Institut hat eine große Anzahl von Gesichtsmasken bestellt. Masken aus Baumwolle werden am Eingang zum Zentrallager bereit gestellt. Jede experimentelle Forschungsgruppe erhält eine Packung mit ca. 15 dieser Baumwollmasken. Sollten sich zuviele Personen im Eingangsbereich zum Zentrallager aufhalten, wartet bitte außerhalb des Gebäudes. EHS evaluiert derzeit weitere Versorgungsmöglichkeiten, bitte kontaktiert das Team jederzeit. Medizinische Masken können über ISTOS vom Zentrallager bestellt werden. Die Masken werden dann über die Selbstbedienungsboxen verteilt. Ihr dürft auch eure eigenen Masken tragen.

Was muss ich bei der Benützung von Gesichtsmasken beachten? 

Die Gesichtsmasken schützen in erster Linie andere für den Fall, dass ihr selbst infiziert sein solltet. Darüber hinaus helfen sie dabei unbeabsichtigte Berührungen des Gesichts zu vermeiden. Gesichtsmasken gelten nicht als Schutzausrüstung.

  • Gesichtsmasken können maximal 4 Stunden lang getragen werden; sollten aber gewechselt werden sobald sie feucht sind.
  • Solltet ihr die Masken entsorgen wollen bzw. müssen, sollten die Masken in einem geschlossenen Beutel entsorgt werden. Entsprechende Entsorgungsbehälter findet ihr an den Eingängen zu allen Institutsgebäuden. 

Ich bin nur leicht erkältet, kann aber trotzdem auf den Campus kommen um mein Experiment durchzuführen, oder?

Nein, nur völlig gesunde Mitarbeiter*innen dürfen auf den Campus kommen.

Ich glaube, ich gehöre zu einer so genannten Risikogruppe. Was muss ich tun?

Wenn ihr annehmt zu einer Risikogruppe zu gehören, wendet euch bitte an die HR-Abteilung oder EHS. 

Was ist mit gemeinsam genutzten Computern und Schreibtischen, darf ich diese benützen?

  • Bitte benützt wann immer möglich euren eigenen Laptop am Schreibtisch und erledigt Aufgaben am Computer im Home Office.
  • Desinfiziert nach Abschluss eurer Tätigkeit alle Arbeitsflächen indem ihr Desinfektionsmittel auf ein Tuch sprüht und damit alle Oberflächen reinigt. 
  • Equipment sollte gegebenenfalls mit einem mit Flächendesinfektionsmittel benetzten Tuch abgewischt werden (überall dort, wo das Gerät berührt wurde). Bitte sprüht das Desinfektionsmittel nicht direkt auf oder in die Geräte. Befolgt die Regeln der jeweiligen Facility um die Ausrüstung nicht zu beschädigen!

Wie kann ich Waren im Zentrallager abholen?

  • Lieferungen mittels Selbstbedienungsboxen wurden mit 27. April wieder aufgenommen. Die Abholzeit wird vorübergehend auf 72 Stunden (3 Arbeitstage) verlängert. Auch weiterhin könnt ihr den Code an Kolleg*innen weiterleiten, die am Campus arbeiten.
  • Alle Lieferungen aus den letzten Wochen müssen im Zentrallager abgeholt werden. Für jede Gruppe wird ein Abholtermin vorgeschlagen.

Bin ich versichert, wenn ich von zu Hause aus arbeite?

Als allgemeine Regel gilt, dass die Arbeit von zu Hause aus immer im Voraus von eurer/m Vorgesetzten genehmigt werden sollte. Wenn ihr in Österreich im Homeoffice seid, dann bleibt eure Versicherung aufrecht und ihr müsst euch um nichts weiter kümmern. 

Solltet ihr im Ausland von Zuhause arbeiten wollen, gilt es folgende Regel zu beachten: nachdem ihr eine Genehmigung durch eure/n Vorgesetzte/n erhalten habt, kontaktiert bitte HR. HR überprüft euren Antrag aus verschiedenen rechtlichen Gesichtspunkten. Nach Abschluss der Überprüfung werdet ihr darüber informiert, ob der Antrag alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt oder ob es Einschränkungen aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher Bestimmungen gibt.

Falls ihr aufgrund der aktuellen Pandemie im Ausland festsitzt und von dort aus arbeitet, beachtet bitte die Informationen auf unserer Intranet Seite https://ehs.pages.ist.ac.at/corona-virus-information/ und wendet euch bezüglich eures Versicherungsstatus an HR via Email an human.resources@ist.ac.at.

Kann ich wie geplant auf Geschäftsreise gehen?

Nein. Geschäftsreisen sind, wie in der Update-E-Mail vom 13. März angekündigt, bis auf weiteres nicht möglich.

Was ist im Falle eines Unfalls auf dem Campus zu tun?

  • Bei schweren Verletzungen ruft die Rettung: 144
  • Wenn ihr einen Ersthelfer benötigt, aber in eurem Arbeitsbereich keinen finden könnt, ruft bitte unseren “Bereitschaftsdienst” an (8133 oder 066488509133).

Bei weiteren Fragen wendet euch bitte an: